Cum iti gestionezi sarcinile zilnice la birou

Exista diferite metode de gestionare a sarcinilor, fiecare avand beneficiile sale si altele atat de complicate incat se scriu carti despre acestea. Poate fi greu sa gasesti metoda sau aplicatiile potrivite, adesea fiind mai usor sa renunti si sa incerci sa jonglezi toate sarcinile pe care le ai in cap. Insa se recomanda asta? In mod cert, nu.

Atunci cand activezi in domeniul marketingului online, evidenta a ceea ce lucrezi zi de zi este esentiala. Te ajuta atat pe tine cat si pe membri echipei sa intelegeti mai usor ce si pe ce se lucreaza, fie ca este vorba de sarcini cu timp de derulare de o zi sau de o saptamana.

Daca ne gandim la nivel de echipa, vor fi putine momentele in care un singur lucru va functiona pentru toti membri in acelasi timp. Pentru a tine evidenta taskurilor personale mult mai usor, ideal este sa afli ceea ce functioneaza pentru tine in viata de zi cu zi si sa aplici acea metoda si la locul de munca. Fie ca te-ai gandit la a marca date pe calendar, la a-ti nota in agenda sau a tine post-it-uri pe birou cu sarcinile in derulare, ideal este sa lucrezi cu un tool care iti este usor de manevrat si inteles.

Cauta metoda potrivita pentru tine

Desi task-urile pot parea similare – ale tale versus ale colegilor – de cele mai multe ori stilul de lucru al unui copywriter (de exemplu) difera de cel al persoanei care manageriaza activitatile social media sau cel responsabil de email marketing.

Nu exista un tipar anume. Asa cum unii invatam si captam informatia mai bine vizual, altii invata mult mai bine audibil, iar pentru fiecare exista metode de gestionare a sarcinilor care se vor potrivi perfect – si altele care nu vor functiona niciodata pentru unii, indiferent de efortul pe care il depun.

E important sa cercetezi si sa incerci diferite metode de gestionare a sarcinilor pentru a afla ce functioneaza mai bine pentru tine. Pe masura ce vei parcurge articolul, vei vedea ca unele dintre metode vor ajunge cu siguranta la tine. Poti sa le incerci si apoi sa o alegi pe cea care te avantajeaza.

Amintesc in cele ce urmeaza mai mutle stiluri de gestionare a sarcinilor care functioneaza intotdeauna:

• Metoda de organizare Kanban

Aceasta metoda paractic utilizeaza post-it-uri digitale, o macheta, etichete, si organizeaza sarcini in functie de evolutie. Pentru a incepe cu Kanban, imparte board-ul in sectiuni: „de facut”, „in progres” si „facute”. Scrie diferite sarcini pe post-it-uri cu coduri de culori si lipeste-le in etapa corespunzatoare de progresie.

Pe masura ce sarcinile tale progreseaza, deplaseaza-le spre noile lor locuri pe board pentru a le urmari. Poti sa folosesti culori pentru activitati in functie de client, serviciu de marketing in care activezi, proiect sau orice alt diferentiator si poti adauga cate detalii vrei pentru fiecare sarcina.

Aici recomand urmatoarele aplicatii pentru gestionarea task-uri-lor

1. https://trello.com/
2. https://kanbanflow.com/

• Metoda listei de cumparaturi pentru task-uri subiective

Metoda listei de cumparaturi (sau organizarea de sarcini in liste simple) este de departe cea mai populara metoda de gestionare a sarcinilor. Este modul in care vei organiza sarcinile fara sa te gandesti la asta. Exista zeci de aplicatii care utilizeaza aceasta metoda de organizare, iar listele simple fac ca acestea sa arate precum listele pe care le faci atunci cand te indrepti spre magazin.

Aceste aplicatii sunt minunate pentru oamenii care se grabesc sa finalizeze sarcinile de pe lista si sa se indrepte spre urmatoarea sarcina. Atunci cand utilizezi o astfel de aplicatie, nu exista nicio mica informatie pe care sa o ratezi, astfel incat vei avea la dispozitie imaginea de ansamblu pentru toate sarcinile.

• Google Sheets – un necesar in echipa de marketing

Foile de calcul (Google Sheets) sunt adesea trecute cu vederea atunci cand vine vorba de gestiunea sarcinilor, insa acestea pot fi foarte puternice ca instrument pentru o buna organizare, mai ales in echipa. Datorita flexibilitatii foilor de calcul, acestea sunt o modalitate foarte buna de a gestiona o multime de proiecte si sarcini, de a fi distribuite la comun.

La SilkWeb, in echipa de marketing, utilizarea acestor foi de calcul pentru evidente este indispensabila si iminenta. O consider cea mai buna si eficienta metoda de a tine pasul cu task-urile, de a le prioritiza sau nu, de a le imparti cu ceilalti membri.

• Metoda agendei fizice

Uneori, cel mai la indemana si uman este sa folosim scrierea de mana in agende pentru gestionarea sarcinilor, mai ales in sedintele de grup cu echipa. Un major avantaj este deconectarea de la internet si alte distrageri (cum ar fi dorinta de a deschide un mail necitit), mentinandu-ti atentia pe ceea ce e relevant de notat.

Este o metoda care functioneaza si ca modalitate mai usoara de a retine. Inca din scoala, liceu, am invatat mereu mai bine daca rescriam de mai multe ori aceeasi lectie. Task-urile notate in agenda iti raman intiparite, iar daca uiti de agenda constant, la urmatoarea sedinta o vei deschide si cele notate anterior iti vor reveni in minte.

Nu exista o modalitate perfecta/ideala de a gestiona sarcinile si este posibil chiar sa ai nevoie de mai multe pentru a tine pasul cu tot ceea ce faci. Experimenteaza cu varianta proprie a oricareia din aceste metode si incepe sa iti organizezi sarcinile eficient.

Gestionarea task-urilor neprevazute

Pe masura ce proiectele progreseaza, sarcinile planificate dau nastere la multe alte sarcini neprevazute cu care trebuie sa tii pasul si sa le rezolvi: bug-uri, modificari, noi sugestii sau imbunatatiri. Totusi o data notate, sarcinile trebuie urmarite, rezolvate si nu trebuie pierdute din cadru chiar daca intervine neprevazutul. Folosirea unui sistem separat de gestionare a sarcinilor neprevazute poate fi o solutie, insa atentie la prioritizare.

O scurta sedinta cu echipa implicata, cu membri care ar putea ajuta la remediere, ar putea fi o solutie mai eficienta. Desigur, cele discutate urmand sa fie transpuse intr-un document distribuit la comun. In acest caz, cel mai de ajutor este sa intervina un manager de proiect numit de catre echipa, o persoana care sa se asigure ca se respecta atat rezolvarea task-urilor in sine cat si deadline-ul stabilit.

Indiferent de serviciile de marketing la care lucrezi si pentru care gestionezi sarcini este necesar sa folosesti un tool sau o metoda care functioneaza. Acum ca ai in minte toate aceste tehnici si strategii, este timpul sa realizezi sarcinile propriu-zise. Nu uita sa marchezi ceea ce deja ai realizat. Niste ponturi personale extra pe care le pot oferi pentru a eficientiza task-urile sunt urmatoarele:

• Consulta-te mereu cu echipa. Ceva ce pentru tine poate parea ineficient poate fi pus intr-o lumina mai buna de catre unul dintre colegi.
• Nu ignora task-urile care iti sunt oferite de catre un coleg. Task-ul este task, indiferent ca vine din partea managerilor sau a colegilor. Trebuie sa existe egalitate si sa te gandesti ca o faci pentru reusita unui proiect, fara a interveni chestiuni legate de autoritate in echipa.
• Sustine sedinte de cate 5 minute atunci cand este cazul. Daca exista un proiect in care sunteti implicati doar 3 din 6 membri ai departamentului, rezerva-ti cateva minute si discuta in particular. Lucrurile vor fi mult mai clare.

Comments

comments